Du kan helst fylla i den så snart som möjligt efter ditt besök så att den inte glöms bort. Det är på språkambassadörens ansvar att fylla i blanketten och se till att uppgifterna där är korrekta. Vill du få betalt för besöken under samma månad ska du fylla i arvodesblanketten före den 25:e i den månaden.

Du kan få resekostnadsersättning för dina språkambassadörbesök under förutsättning att du sparat kvitton på dina reserelaterade kostnader. För att skicka in en resekostnadsersättning behöver du ett konto i Procountor-systemet där du skapar resekostnadsersättningar. I Procountor skapar du en ny reseräkning (matkalasku) och lägger kvitton som bilagor. Du kan ändra på betalningsdatumet till ett tidigare datum men med en marginal på minst 6 arbetsdagar mellan inskickningen och betalningsdatumet, så att vi hinner betala det. Vi förutsätter att alla kvitton ska vara med som bilagor, antingen som tydliga fotografier eller som skannade PDF-filer. 

Efter att du har meddelat oss om att du vill ha ett konto i Procountor, får du användarnamnet till din e-post och lösenordet till din mobil. Använd gärna din privata e-postadress och mobilnummer, inte skolans eller jobbuppgifter. Reservera gärna 10 minuter den första gången när du loggar in för att fylla i all information som krävs samt för att byta lösenord och så vidare.

Här hittar du instruktioner för att skapa kostnadsersättningar:
På svenska: Skapa rese- och kostnadsfakturor i Procountor 
På finska: Oman matka- ja kululaskun laadinta 

Du kan även titta på vår instruktionsvideo: 

Kostnadsersättning i Procountor

I videon kan du ignorera skillnaden mellan kostnads- och reseersättning och alltid välja RESEersättning och aldrig kostnadsersättning. Efter att ha sparat din räkning, kom ihåg att markera den som klar så att vi ser att den är färdig!

Ifall du redan har ett användarkonto i Procountor, meddela det till oss så att vi kan koppla ihop dina konton med varandra med ditt personnummer – annars kommer ditt konto inte att fungera hos oss.

Språkambassadörer är också berättigade till dagtraktamente ifall besöken sker längre bort eller förutsätter övernattning (för år 2024 är det 24 € för en halvdag och 51 € för en heldag).

Dagtraktamenten kan betalas om:

1. destinationen ligger på mer än 15 kilometers avstånd från antingen din bostad eller din egentliga arbetsplats och
2. arbetsresan varar över 6 timmar (år 2024 är halvdagtraktamente, 24 €) eller
3. arbetsresan varar över 10 timmar (år 2024 är heldagtraktamente, 51 €).

Punkt 1 och 2 ELLER punkt 1 och 3 måste vara sanna för att dagtraktamente ska gälla. Ifall man reser längre bort, men inte är berättigad till dagtraktamente, det vill säga destinationen ligger på mer än 15 kilometers avstånd, men arbetsresan tar under 6 timmar, så är språkambassadören INTE berättigad till dagtraktamente, men man har rätt till måltidsersättningen som är 12,75 €.

OBS! Om du under din dag fått gratis mat eller maten ingår i priset på hotellrummet, kan endast 50 % av det normala inrikes partiellt dagtraktamentet betalas skattefritt. Det här gäller t.ex. om skolan bjuder på lunch.

Heldagstraktamentet och utlandsdagtraktamentet minskar på motsvarande sätt (50 %) om du har fått två gratis måltider under dygnet (vilket dock sällan är fallet med språkambassadörbesök).

Dagtraktamenten betalas som reseersättning i Procountor som språkambassadören fyller i själv.

Språkambassadören köper själv de nödvändiga resebiljetterna och vid behov en övernattning för ett förnuftigt pris. Vi önskar att du, om det bara är möjligt, använder kollektivtrafik i stället för egen bil eller taxi. Om du använder egen bil är du berättigad att få kilometerersättning (för 2024 är det 0,57€ per kilometer). Vänligen räkna antalet kilometrar och sätt dem med i reseräkningen. Tips: du kan lätt granska antalet kilometrar t.ex. med hjälp av Google Maps.

Språkambassadören får ersättning för resorna till sitt bankkonto genom att skapa en reseräkning i Procountor.

Språkambassadörerna rf står för lönebikostnader som tillhör lönen, dvs. vi betalar pensionsavgifter, socialförsäkringsavgifter och naturligtvis obligatoriska försäkringsavgifter. Systemet för lönebetalning har ändrats fr.o.m. 2024, men pensionsavgifter har även betalats för året 2023. Det här betyder att du som språkambassadör har ackumulerat pension för dina språkambassadörsbesök under åren 2023 och fortsätter göra så.

Språkambassadörsbesök ackumulerar inte semesterlön.

Vi använder oss av E-lön vilket betyder att du får dina lönespecifikationer direkt till din nätbank ifall din nätbank stödjer E-lön. Vi använder oss av löneoperatorn Apix.  

Ifall du är skatteskyldig i Sverige får du en separat lönespecifikation skickat till din e-postadress.

Hur dina arvoden betalas påverkas av skattskyldighet. Är du skattskyldig i Sverige hjälper vi dig med det korrekta skattekortet; i vissa fall kan vi hjälpa dig med korrekt skattekort med hjälp av en fullmakt medan det i andra fall inte räcker till. Oftast innebär det att du behöver ett nytt finskt skattekort. Du kan antingen:

1. Ansöka om källskattekort med 35 % skatteprocent (med 500 € skattefria inkomster före du börjar betala källskatt) med blankett nr 5057 eller via Omavero (i och med att du har finskt bank-ID) eller
2. Ansöka om ett progressivt skattekort var dina andra inkomster också skulle tas i beaktande. Det enda sättet att göra detta är genom att skicka en fysisk blankett (nr. 6148) till Verohallinto

Här kan du läsa mera om båda alternativen:

1. Källskattekort: https://www.vero.fi/en/About-us/contact-us/forms/descriptions/application_for_a_nonresident_taxpayers/
2. Progressivt skattekort: https://www.vero.fi/en/About-us/contact-us/forms/descriptions/application_for_progressive_income_taxa/

Observera dock att är du finsk medborgare, kan skattskyldigheten finnas kvar i Finland i upp till 4 år efter att du flyttat från landet. Är du osäker på hur du ska gå tillväga, ber vi dig vara i kontakt med vår ekonomichef Anna Voutilainen .

Du får ett arbetsintyg när du har meddelat besökskoordinatorn att du inte avser att göra fler besök. Om du behöver intyget tidigare eller önskar att vissa uppgifter framgår i intyget, kan du kontakta besökskoordinatorn, Lina Grönvik, på e-postadressen .

Språkambassadörer som har en egen firma kan enligt överenskommelse fakturera sina besök istället för att de skulle betalas via skattekort. Vill du fakturera dina besök från oss ber vi dig att meddela ekonomichefen.

Arvoden betalas då så att lönebikostnader (23%) och moms (24%) tilläggs på summan på arvodet för att säkerställa ett lika stort arvode som andra ambassadörer får. Reseersättning och eventuellt dagtraktamente skickas in via Procountor som vanligt. Du får mer instruktioner för reseersättning under Vad gör jag om mitt besök orsakade kostnader (t.ex. biljett-, boende- eller bensinkostnader)?.

Vår nätfaktureringsadress är: 

Operatör: Apix Messaging Oy (003723327487)
Nätfakturaadress: 003723599255
OVT-kod: 003723599255

Observera att när ni skickar e-fakturor till vår Apix-adress från Danske Bank Oyj, Handelsbanken, POP-bankerna eller Sparbankerna bör ni skicka e-fakturor till följande adress:
e-fakturaadress: 003723327487
och operatörskod: DABAFIHH.

Om ni inte kan skicka nätfakturor ber vi er att skicka fakturorna till skanningstjänsten för leverantörsfakturor.

Adressen för e-postskanning:

Själva fakturan ska finnas i e-postmeddelandet som PDF-bilaga. Ett e-postmeddelande får bara innehålla en faktura. Om e-postmeddelandet har andra bilagor inkluderas de som bilagor till fakturan. Maximal storlek för e-postbilagor är 2 MB. Efter att e-postmeddelandet har behandlats kommer tjänsten att producera ett automatiskt bekräftelse- eller felmeddelande som skickas till avsändarens e-post inom 15 minuter.

Adressen för pappersfakturor:

Kielilähettiläät ry, Språkambassadörerna rf (Apix scanning service)

PB 16112

00021 LASKUTUS

För att skanningstjänsten ska kunna allokera er faktura bör faktureringsadressen skrivas ut även på själva fakturan och inte endast på kuvertet. Observera att inget annat material än fakturor får skickas till denna adress.